Tilaa uutiskirje

Olisiko hetki aikaa puhua aineistonhallinnasta?

Kuva: Grano

Olisiko hetki aikaa puhua aineistonhallinnasta?

– Hei, tsekkasin sen aineiston. Se on ok, laita vain eteenpäin, kunhan vaihdat vielä sen yhden kuvan, huikkaa esimies käytävällä rientäessään palaveriin. Niin mikä kuva ja mihin se pitää vaihtaa? Tuttua, eikö vain? On kuitenkin parempikin tapa hallita pakkausten originaaleja tai muita aineistoja. Graafisen alan yritys Grano tarjoaa ratkaisuksi aineistopankkia, johon kaikki materiaalit, niiden kommentit ja vaiheet dokumentoidaan.

Kaikki pakkauksia suunnittelevat tietävät, että on tärkeää, että aineistot ovat kaikkien saatavissa ja keskeneräisten projektien vaiheet nähtävissä – tämä pätee aina, mutta varsinkinkin nyt, kun iso osa porukasta tekee etätöitä. Edellä mainitun kaltaiset käytävällä tai sähköpostissa heitetyt kommentit eivät edesauta projektien onnistumista.

Eroon exceleistä
Pakkauspainaminen ei ole yksinkertaista. Usein mukana on paljon kumppaneita, niin suunnittelu- kuin tuotantopuolellakin. Yksi pakkaus saattaa sisältää eri pakkausmateriaaleja ja mukana voi olla monta painotaloa. Aineistopalvelua käyttämällä päästään eroon puhelinringeistä ja exceleiden käytöstä.

Aineistopankki, kuvapankki, mediapankki. Samalla toiminnolla on monta nimeä, mutta niin on käyttötarkoitustakin. Granolla aineistonhallintapalvelun nimi on Emmi.
– Suuri osa asiakkaista hoitaa kaiken pakkaustuotannon hallinnan, vedosliikenteen, kommentoinnin, hyväksynnän, aineistoliikenteen ja arkistoinnin projekti-kommentointityökalumme avulla. Usein yrityksen viestintä ottaa kuvapankkimme ensimmäisenä käyttöön ja siitä palvelun käyttöä lähdetään laajentamaan markkinoinnin ja pakkaussuunnittelijoiden käyttöön, kertoo vanhempi konsultti Timo Luoto Granosta.

Aineistonhallintapalvelun kautta jaetaan kaikki tiedostot työryhmän sisällä, mutta myös ulkopuolisten jäsenten kesken. Palvelu huolehtii koko pakkausprosessin pyörittämisestä. Palvelun lokitietohin jää jälki kaikesta tapahtuneesta.

Kun kaikki vaiheet on dokumentoitu, hyväksynnät ja hylkäämiset näkyvät projektin omistajalle. Palvelu huolehtii siitä, että kaikki kommentit on otettu huomioon. Käytävällä ohimennen heitetyt kommentit jäävät historiaan.

Esimerkiksi lääketeollisuuden pakkauksilla on tarkat prosessit, ja pakkaukset pitää hyväksyttää lääkäreillä. – Aineistonhallintajärjestelmän käytöllä on se etu, että kiireistä ja kovapalkkaista lääkäriä ei tarvitse vaivata seuraamaan koko prosessia. Hänelle voi antaa dead linen ja linkin, jolla voi teknisesti tarkastaa ja kuitata. Kun tämä on tehty, tieto lähtee sähköpostilla eteenpäin.

Sama toimii elintarvikepuolella, jossa regulaation tuntevan henkilön on oltava mukana prosessissa. Tuotetietojen kanssa on oltava tarkkana, esimerkiksi jos pakkauksen tuotetiedoista puuttuu jokin allergeeni, pitää koko erä takaisinvetää. Myös kieliversioiden ja käännösten kieliasu pitää hyväksyttää natiiviosaajalla.
– Aineistonhallintaan tallentuu kaikki eikä ole epäselvää, mikä vaihe on menossa ja ketkä kaikki ovat nähneet aineistot.

Granon Emmillä aineistojansa hallitsee parisensataa yritystä ja suurin yksittäinen asiakassegmentti on päivittäistavarakauppa. Samalla työkalulla palvellaan kaikkia asiakkaita Kansallisoopperasta pohjalaiseen konepajaan – toki räätälöintimahdollisuus on olemassa.

Emmin käyttöönoton isoin investointi isommassa organisaatiossa on uusien toimintatapojen käyttöönotto. Käyttöönottoon on upotettava resursseja, ja jonkun on nähtävä se vaiva.

Aineistopankkiasiakkaita ei ole sidottu Granon omiin painopalveluihin.
– Grano on tekninen operaattori, asiakas itse hallinnoi työnkulkua. Asiakkaalla on omat alkuperäistiedostonsa omassa hallinnassaan ja kaikki alkuperäisaineistot yhdessä paikassa, Timo Luoto painottaa.
– Granon työkalu helpottaa pakkaussuunnittelua, koska “siellä on kaikki” eli aineistot, keskustelut, historia, aikataulut, henkilöt. Tämä edellyttää, että työkalua tosiaan käytetään, toteaa Henna Lehtomäki HennaLe Design Oy:stä. Hän on ollut mukana käyttämässä Granon Emmiä pitkään ja myös osallistunut järjestelmän kehitystyöhön.
– Käyttöönoton aluksi käyttäjät pitää siis saada sitoutettua käyttämään järjestelmää esimerkiksi sähköpostien sijaan. Ensin tuntuu paljon hankalammalta, mutta kun kaikki lopulta käyttävät järjestelmää, alkaa pikkuhiljaa ymmärrys lisääntyä ja jatkossa kaikki käyttäjät ohjaavat toisiaan käyttämään järjestelmää, koska se vaan on paljon helpompaa, Lehtomäki kommentoi.

Organisaatiomuutokset, ihmisten vaihtuvuus ja lomien tuuraukset varsinkin isoissa yrityksissä hoituvat järjestelmän avulla. - Kaikki tieto löytyy sieltä ja tiedot ovat nähtävissä kaikille riippuen siitä, miten roolitus on jaettu ja minkälainen prosessi järjestelmän käyttämisessä on. Mahdollisuudet ovat lähes rajattomat, mutta järjestelmä vaatii käyttäjäyritykseltä paneutumista ja prosessin omistajuutta. Tarvitaan prosessi ja sen jalkautus käyttäjille, samoin kun jatkuvasti päivittyvät ohjeet ja käyttäjien koulutus.

Kuvat suoraan Synkkaan
Tuotekuvapuolella Grano on lisäksi suuri integraattori, joka tekee kiinteästi yhteistyötä muun muassa GS1:n kanssa.

Tuotekuvat siirtyvät Emmistä automaattisesti partneristatuksella Synkka-palveluun, joka on tuotetietojen ja digitaalisten aineistojen välittämiseen tavarantoimittajilta kaupparyhmille ja muille tuotetietojen vastaanottajille, ja jota esimerkiksi verkkokaupat käyttävät.


Artikkeli on julkaistu Pakkaus-lehdessä 56/2020.

Comments are closed.